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Lunes, 15 de Octubre de 2001 03:17 p.m. |
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¿Es
importante escribir un RFP como paso previo a la compra de un PACS? por
Bioing., Jorge Periotti. El
éxito o fracaso en el planeamiento y adquisición de un sistema de
almacenamiento y transmisión de imágenes digitales (PACS,
picture archiving and communications system) esta estrechamente vinculado a
un efectivo RFP (request
for proposal). Un
RFP correctamente escrito brinda una
sólida plataforma para la compra e implementación de tecnología. Los
objetivos aquí expresados deben establecer claramente los requerimientos de la
organización desde una perspectiva técnica, operacional y comercial. El
RFP tiene que ser confeccionado de
manera clara, relevante, concisa sin dejar de ser práctico. Solo de esta manera
se podrá llegar al objetivo principal:
seleccionar correctamente al vendedor que mejor se ajuste a las necesidades de
la institución. Por
otro lado, antes de escribir un RFP,
se deben conocer los elementos funcionales que brinda un PACS
como también lo que no puede realizar este, ya que de esto dependerá que se
cumplan las expectativas volcadas en dicho RFP. Para
confeccionar el RFP se debe formar
un equipo de trabajo que se encargará del proyecto. Este equipo debe estar
integrado por personal del departamento de radiología, personal de sistemas de
información (redes e intercomunicación, generalmente personas del departamento
de informática) y administrador del hospital o institución. También
es conveniente sumar al equipo usuarios principales del futuro PACS
como médicos de cuidados primarios y personal de enfermería ya que el PACS
no es solo para beneficio del departamento de radiología sino también para
brindar mejores servicios a determinados departamentos dentro de la institución.
Obtener las opiniones y realimentación de cada integrante es vital y decisivo
para determinar las necesidades y funcionalidad del PACS.
La institución puede también contratar un consultor externo, comercialmente
neutral y con un sólido conocimiento técnico, operacional y una visión global
del proyecto. Ahora sí se está en condiciones de escribir el RFP. En
la confección del RFP aparecen
reflejados básicamente tres requerimientos importantes mencionados
anteriormente: tecnológicos,
operacionales y comerciales. Requerimientos
técnicos Como
primer punto se debe especificar por modalidad el volumen de imágenes de
la institución y los requerimientos de almacenamiento. Una vez hecho esto, se
describen secciones sobre adquisición, compresión de imágenes,
almacenamiento, redes e interconexión de los sistemas de información HIS/RIS
(Hospital Information System/Radiology
Information System), servidores web y eventualmente telerradiología. Por último,
se debe suministrar tipo de equipos bajo conformidad DICOM
que necesiten ser actualizados, equipos que requieran interfaces para integración
(ej., captura secundaria) y conversión a sistemas de radiografía computada o
directa (CR o DR). En todas las descripciones anteriores las especificaciones no
deben tornarse excesivamente técnicas puesto que se puede correr el riesgo de
caer en un RFP que se aparte del reflejo de lo que se busca. Tampoco es
conveniente hacer mención a productos exclusivos de un vendedor. Requerimientos Operacionales Esta
sección es sin dudas el elemento más importante en la confección del RFP
debido a que se describe el flujo y proceso de trabajo que hacen que el servicio
de radiología sea único. Si se requiere un proceso de reingeniería para
alcanzar lo establecido, se procederá a efectuarlo y de ninguna manera se debe
aceptar una aproximación por parte del vendedor a lo que es el flujo de trabajo
real. Por otro lado, lo que el servicio requiera junto a su performance debe ser
enfatizado para asegurar un correcto y apropiado soporte a medida que el PACS
es implementado. En
trabajos escritos por consultoras de Estados Unidos se recomienda realizar
auditorías en las diferentes divisiones y entonces sí poder precisar cuales
son las expectativas de la institución. En ocasiones ocurre que estas auditorías
se realizan una vez instalada la nueva tecnología, cuando ya es tarde para
reestructuraciones funcionales. Por lo tanto, estas se deben concretar junto a
la confección del RFP así los
posibles vendedores pueden cumplir las especificaciones operacionales de la
organización o institución. La
importancia de esta sección también radica en el actual manejo y archivo de
placas radiográficas ya que aquí es donde se producirá el mayor impacto del
departamento. Estas especificaciones operacionales ayudarán al vendedor a
identificar cómo el servicio de radiología se interconecta y los diferentes
servicios que brinda al resto de los departamentos de la institución. Finalmente,
los requerimientos operacionales se enfocarán en el número necesario de
estaciones de trabajo dentro del servicio de radiología
y cómo se visualizarán las imágenes al resto de la comunidad clínica. Toda
esta sección del RFP es un punto
clave debido a que la aprobación y justificación de costos viene del retorno
de inversión dado por el ahorro en placas radiográficas junto al mayor tiempo
y eficiencia del personal, lo cual está estrechamente ligado a un correcto
entendimiento y planeamiento del proceso o flujo de trabajo en el área de
radiología. Estos sirven como primeros argumentos para presentar a la
administración de la institución. Finalmente, la utilidad del PACS
a toda la Comunidad Clínica quien determina que el pedido de aprobación del
proyecto sea concretado. Una vez concretado, se pasa a la sección final del RFP,
el Proceso Comercial. Proceso comercial Una
vez el equipo de trabajo ha construido y validado las secciones anteriores, se
evalúa tecnológicamente y se determina la viabilidad de la solución o
propuesta de cada vendedor. Para esto es necesario y conveniente crear un
mecanismo para evaluar las respuestas a través de criterios fácilmente
cuantificables. Se
puede dividir el proceso en una sección tecnológica
enfocada sobre estándares, funcionalidad, servicio y soporte, y otra
sección de marketing. También
se evalúa la credibilidad del vendedor, estabilidad financiera, y capacidad de
brindar soporte en el proceso de reingeniería operacional y en posibles fallas
que hagan caer al sistema. Entonces
a cada atributo, dentro de estas secciones, se le asigna un peso con respecto a
la característica más importante, luego a cada vendedor se le asignan puntos y
son multiplicados por el peso del atributo. Los
vendedores se ordenan de acuerdo al puntaje de cada uno y se identifica el mejor
o de mayor puntaje. Si fuese necesario, se pueden realizar investigaciones y
clarificaciones para definir mejor el proceso comercial. Luego se escogen los
dos o tres primeros de la lista de posibles vendedores, y si es posible, se
procede a visitar instituciones donde la tecnología ofrecida por estos
vendedores esté siendo utilizada. En este punto el departamento está listo
para reunirse con los vendedores y comenzar negociaciones concretas. Normalmente
de 4 a 8 meses habrán pasado entre el comienzo del proceso de confección del RFP
y las primeras negociaciones. Las negociaciones deberían ser relativamente
simples si el RFP fue sólidamente
construido. El contrato debe estar de acuerdo a lo escrito en el RFP,
incluir cláusulas de errores y omisiones, penalidades establecidas, una cláusula
de arbitraje, y toda la documentación adjunta (la respuesta al RFP, diagramas
del sistema, cálculos de almacenamiento, correspondencias, folletos de
vendedores y firmas autorizadas). Finalmente,
la importancia de escribir un sólido y legible RFP
se verá reflejado en la compra acertada del PACS
que resolverá los problemas manifestados en el RFP
y cumplirá las expectativas esperadas en el Servicio y la Comunidad Clínica en
general. Por otro lado, la tecnología es volátil y está en permanente cambio,
por lo que las relaciones con el vendedor deben ser fuertes. Para mantener esta
relación es importante entender las necesidades de la institución y
comunicarlas efectivamente a los potenciales vendedores, o lo que es lo mismo,
escribir un buen RFP previo a la
adquisición de nuestro PACS. Jorge
Periotti, trabaja como consultor en el planeamiento y adquisición de sistemas
PACS, interconexión HIS/RIS y telerradiología. E-mail: japeriotti@hotmail.com |
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